Eine E-Mail landet in Deinem Postfach. Ein Kollege wirft Dir im Vorbeigehen eine Aufgabe über den Tisch: „Mach das mal.“ Oder Dir kommt selbst eine Idee. In jedem dieser Momente entsteht eine neue Aufgabe – und die Frage ist, wie Du damit umgehst.

Viele Menschen reagieren sofort: lesen, abarbeiten, weiterleiten. Genau hier liegt aber das Problem für Deine Selbstführung. Wer jede Aufgabe ungefiltert übernimmt, verliert schnell den Überblick über die eigenen Prioritäten.

Bevor Du eine Aufgabe bearbeitest, lohnt sich ein kurzer Moment des Bedenkens. Stelle Dir diese Fragen: Worum geht es? Was ist das Ziel dieser Aufgabe? Zu welcher Baustelle gehört sie? Welche Priorität hat sie? Wie gut oder perfekt muss die Lösung sein? Wie lange werde ich brauchen? Wie gehe ich am besten vor? In welches Zeitfenster passt das?

Diese acht Fragen kosten kaum Zeit, verändern aber Deine Haltung: Du wirst vom Reagierenden zum Handelnden. Aufgabenmanagement bedeutet nicht, alles sofort zu erledigen, sondern bewusst zu entscheiden, was, wann und wie bearbeitet wird. Das ist der Kern eines funktionierenden Zeitmanagements.

Diese Sonder-Routine stammt aus meinem Buch „Erfolg durch Selbstführung“, das Du im X47-Shop findest.

Hier ein Auszug aus dem Buch:

Wie gehen Sie mit Ihren Aufgaben um? Notieren Sie Aufgaben? Oder lassen Sie die Aufgaben in Ihrem E-Mail-Eingang stehen und arbeiten Sie diese dort ab? Oder verschieben Sie die Aufgabe in eine To-do-Liste?

Auf jeden Fall investieren Sie hier Zeit und Kraft und diese gilt es, gut einzusetzen. Hier ein Vorschlag für eine Gedankenkette beim Notieren einer Aufgabe:

• Worum geht es?
• Was ist das Ziel dieser Aufgabe?
• Zu welcher Baustelle gehört die Aufgabe?
• Welche Priorität hat diese Aufgabe?
• Wie gut/perfekt muss die Lösung sein?
• Wie lange werde ich brauchen?
• Wie gehe ich am besten vor?
• In welches Zeitfenster passt das?

Jede einzelne Aufgabe zu durchdenken ist sehr produktiv: Sie können schneller denken, als handeln. Wenn Sie sich angewöhnen können, vor jeder Tätigkeit eine kurze Filmsequenz darüber zu drehen, sparen Sie viel Zeit! Es macht Sinn, seine Aufgaben einmal kurz im Kopf zu bedenken, um die Dauer, die Probleme, die Lösungen und auch die Gefühle zu diesem Thema zu bearbeiten.

Auslöser: Sie lesen eine E-Mail, bekommen einen Anruf, haben eine Idee.

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