Ziel ist es, weniger zu reagieren und mehr zu agieren.
Beim Reagieren sind Sie in der Falle: Sie müssen das tun, was nicht in Ihrem Plan steht. Sie haben keine Kontrolle. Beim Agieren haben Sie die Kontrolle. Das bedeutet, dass Sie
- Prioritäten setzen können,
- enorm Zeit und Energie sparen, indem Sie Aufgaben zu Aufgabengruppen zusammenfassen, und nur einmal Startenergie brauchen,
- keine Orientierungszeit verschwenden, indem Sie nach der nächsten Aufgabe suchen,
- effektiver arbeiten, weil Sie sich in einen Flow hineinarbeiten können.
Sie arbeiten ein kompaktes Paket ab und sind hinterher sicher: Sie haben nichts vergessen.
„Agieren statt reagieren.“
(Grundregel für Effizienz und Effektivität)
Sie reagieren, wenn …
- Sie auf das „Ping“ hören und eine E-Mail öffnen (und gleich beantworten),
- Sie einen Telefonanruf annehmen,
- Sie eine offene Tür haben und ein Kollege ins Büro kommt
- Sie nach dem Motto vorgehen: „Ist ja in 2 Minuten erledigt“
- Sie eine wiederkehrende Aufgabe erledigen, die gerade kritisch wird.
- Sie einem Impuls folgen und sich mit Social Media belohnen
- Sie „ja“ sagen, obwohl Sie „nein“ meinen.
Sie agieren, wenn …
- Sie nach Ihrem Plan vorgehen,
- Sie Aufgaben gebündelt abarbeiten (z.B. E-Mails)
- Sie sich in Ihrem Denk-Block nicht stören lassen
- Sie Ihre eigene Liste / Routine abarbeite
- nach dem Stand des Projektes fragen
- Fragen stellen
- Sie Termine setzen (bis 12:00 Uhr muss das fertig sein)
- Sie entscheiden, wer wann was macht.
Beim Reagieren entsteht schnell Zeitdruck.
Beim Reagieren müssen Sie Zeit aufwenden, die Sie gar nicht haben oder jetzt nicht für diese Tätigkeit aufwenden wollen. Also versuchen Sie etwas schneller oder weniger sorgfältig zu arbeiten – Stress entsteht – Energie wird verschwendet.
Unter anderem deswegen ist Agieren besser als Reagieren.
Natürlich können Sie nicht nur agieren. Niemand kann das, aber ein Chef agiert, führt, handelt, ist aktiv. Ein Chef muss ansagen, fordern.
Natürlich müssen Sie reagieren, wenn Sie eine Intuition haben, eine Irritation verspüren, ein Problem gemeldet bekommen … aber grundsätzlich, muss der Chef agieren. Agieren heißt planen.
Das Unternehmer-Journal fördert das Agieren, indem es Sie auffordert, wiederkehrende Aufgaben zu identifizieren, zu planen und dann proaktiv in einem Block abzuarbeiten.