Umgang mit Komplexität
Die Welt ist komplex. Das war sie schon immer und wird immer so sein. Es gibt immer unendlich viel zu tun. Es hört nie auf und wir werden nie fertig.
So ist es nun mal – daran ist nichts zu ändern. Ändern können wir daran nichts. Wir können nur etwas an uns ändern – unsere Einstellung, unsere Methoden und unsere Bereitschaft, Entscheidungen zu treffen.
Auch wenn wir die Komplexität ignorieren, bleibt sie bestehen. Wir können so tun, als müssten wir nicht alles erledigen, was wir erledigen sollen, aber am Ende zahlen wir einen hohen Preis dafür. Wenn wir unser Auto nicht pflegen (Reifenprofil, Luftdruck, Öl, TÜV, …) wird es irgendwann den Dienst verweigern, dann wird es teuer oder schmerzhaft. Also lieber aktiv mitspielen.
Das Problem liegt auch darin, zu verstehen, wie komplex die einzelnen Themen wirklich sind. Wenn ich ein neues Produkt auf den Markt bringen will, dann denke ich vor allem an die Produktion, vergesse gerne die Administration (Material-Einkauf, Produktions-Planung, Einstellen ins System) und das Marketing. Ich denke regelmäßig: „Das ist schnell gemacht.“ und wundere mich dann immer, dass ich so viel zu tun habe.
Mit einer Aufgabenliste, abgestimmt mit allen Beteiligten im Haus und mit einer groben Zeitschätzung wird die Komplexität klar. Ich kann dann vielleicht etwas reduzieren oder etwas auslagern, aber der Arbeitsaufwand bleibt bestehen.
Komplexität und die Kraft der Schriftlichkeit
Wegen der Komplexität sind wir schnell überfordert und fühlen uns unsicher. Ein Grund für dieses Gefühl liegt in der Tatsache, dass das Leben in der Tat komplex und vielschichtig ist. Ein anderer Grund für dieses Gefühl liegt in der Fähigkeit des Menschen, nur wenige Punkte in seinem Arbeitsspeicher jonglieren zu können.[1]
Sie können diesem Gefühl begegnen, indem Sie ein universales Hilfsmittel einsetzen: Die Schriftlichkeit. Schreiben Sie!
Keine Angst vor Komplexität – mit Hilfe der Schriftlichkeit sind schon ganz andere Probleme gelöst worden. Denken Sie nur an die unendliche Vielfalt der Tierarten, der Pflanzenarten oder der menschlichen Gene.
Dank der Schriftlichkeit sind alle wunderbar in einer klaren Struktur geordnet. Anstatt eines unübersichtlichen Berges an einzelnen Punkten, bekommt alles eine Struktur.
Eine solche Struktur schaffen wir uns auch für die Selbstführung: Wir nutzen Listen, die sicherstellen, dass wir nichts vergessen oder übersehen. Damit bekommen wir die Komplexität weitestgehend in den Griff.
Sie können leicht und schnell eine Liste „bedenken“ und sind dann sicher, dass Sie nichts vergessen haben. Eine Liste enthält konzentriertes Wissen.
Wenn Sie einkaufen gehen, dann können sich die meisten Menschen nur 7 Produkte merken, aber mit einer Einkaufsliste kann die Liste unendlich lang sein – Sie werden nichts vergessen.
Wenn Sie für den Urlaub packen, dann vergessen Sie bestimmt etwas, aber mit einer Checkliste denken Sie an alles. Natürlich haben Sie nur eine einzige Liste für alle Urlaubsvarianten: den Urlaub in den Bergen oder an der See. Wenn Sie die Wanderstiefel an der See nicht brauchen, dann packen Sie diese einfach nicht ein. Eine Checkliste ist eine Kann-Liste, keine Muss-Liste.
Wenn Sie den Jahresabschluss vorbereiten, dann orientieren Sie sich auch an einer Checkliste, um nichts zu vergessen.
Listen schaffen Transparenz
Dank der Schriftlichkeit können wir Listen machen. Mit Hilfe von Listen fassen wir die Komplexität, der wir täglich ausgeliefert sind. Deswegen sind Listen ein weiterer wichtiger Schlüssel zum Erfolg.
Eine Liste schafft Klarheit.
Wenn Sie wandern gehen und wissen, wie weit Sie noch zu gehen haben, dann stellen Sie sich darauf ein und alles ist gut. Wenn Sie aber nicht wissen, wie weit Sie noch zu gehen haben, dann fühlen Sie sich unsicher. Ebenso ist es mit Aufgabenlisten. Wenn Sie wissen, was alles zu tun ist, dann sind Sie vielleicht genervt, weil Sie erkennen, dass es so viel ist, aber nicht mehr unsicher. Und Sie können genug Zeit einplanen oder priorisieren.
Auch wenn eine Liste lang ist, so ist sie dennoch endlich.
Listen der wiederkehrenden Aufgaben
Machen Sie eine Liste mit Aufgaben von jeder neuen Baustelle[2] mit den vielen einmaligen Aufgaben, damit Sie Überblick und Klarheit bekommen.
Machen Sie aber auch eine Liste mit den vielen sich wiederholenden Tätigkeiten! In dieser Aufgabengruppe versteckt sich viel Arbeit, Schmerz und Stress. Sichten und listen Sie die regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben des Tages, der Woche, des Monats, des Quartals und des Jahres. Sie werden staunen, was alles zu tun ist, aber Sie werden sich darauf einstellen, können ordnen, aktiv reduzieren und entspannt planen.
Das alles legen Sie dann im Unternehmer-Journal ab. Und noch viel mehr: auch Ihre Ideen, Wünsche, Ihre Lieblingsmenschen … werden in diesem Konzept gefasst und geordnet.
Listen schaffen Transparenz,
Transparenz schafft Souveränität.
Zu unterscheiden sind eindimensionale und mehrdimensionale Listen. Eine Liste kann eindimensional sein, kann aber auch Unterlisten enthalten: Haus, Essen, Kleidung. Eine Liste ist eine Ansammlung von Stichworten, schnell gemacht und schnell gesichtet.
Mega-Listen
Ich bin ein großer Freund von Mega-Listen. Für Ihr Unternehmen gibt es (mindestens) zwei Mega-Listen:
- Probleme, die zu bewältigen sind (Vorschlag 1)
- Chancen, die zu ergreifen sind (Vorschlag 2)
Mein erster Vorschlag ist, eine Liste mit allen aktuellen Problemen aufzulisten, zu nummerieren, zu bewerten, zu terminieren und mit einem Problem-Projekt-Leiter zu versehen!
Sie haben nur begrenzte Ressourcen, können sich nicht um alles kümmern zumindest nicht zeitgleich. Solch eine Liste schafft Transparenz, insbesondere, wenn nicht nur das Problem geschildert wird, sondern auch weitere Kerninformationen aufgelistet sind. Ich bin auch für das Nummerieren, weil Sie somit eine klare Ordnung schaffen. „Wie steht es mit Problem 342 – Schimmel im Außenlager“? Eine Nummerierung zwingt auch dazu, genau zu beschreiben, um welches Problem es geht und sie hilft die Probleme gegen andere Probleme abzugrenzen.
In meinen kühnsten Träumen wünsche ich mir das auch von der Regierung: Auflistung aller Probleme / Herausforderungen auf Bundes- Länder-/ Gemeinde-Ebenen mit Prioritäten und Projektleiter.
Mein zweiter Vorschlag ist eine Liste mit allen Chancen. Auch wieder nummeriert und bewertet: Aufwand, Kosten, Ressourcen, Chancen, kritische Termine und … Chancenleiter. Solch eine Liste bewahrt Sie auch davor, schnelle, spontane „Quick-Win-Aktionen“ zu starten. Sie werden gezwungen, die neue Idee gegen alle bisher bekannten Aktionen abzugleichen. Und diese Liste bewahrt Sie davor, die eine oder andere gute Idee zu vergessen. Sehr hilfreich!
Und nun stellen Sie sich vor, beide Listen kommen im Geschäftsführer-Meeting immer auf den Tisch. Mehr Überblick geht nicht.
[1] Matthias Büttner, Warum Schreiben uns gesünder, glücklicher und erfolgreicher macht, X47-Verlag
[2] Siehe Erfolgsfaktor 10 und Kapitel 7, hier: Die Monsterdatei