Ich hatte im Erfolgsfaktor 8 Mega-Listen vorgestellt. Mega-Listen sind ein Ort für alle Themen des Unternehmens. Ich hatte zwei Mega-Listen genannt: Chancen und Probleme. Es gibt noch eine weitere Mega-Liste: aktuelle Themen.
Sie werden überschwemmt mit Aufgaben – Ihre To-do-Listen sind endlos lang. Die meisten Aufgaben gehen via E-Mail ein – so entsteht eine Mega-Liste. Wie behält man da den Überblick? Man strukturiert die Aufgaben, indem die einzelnen Aufgaben einem Projekt oder einem Thema zugeordnet werden – ich nenne das „Baustelle“.
Konkret: Sie legen in Ihrem E-Mail-Client Unterordner an – für jede Baustelle einen Ordner. Sortieren Sie alle eingehenden E-Mails immer gleich dem richtigen Baustellenordner zu. Ordnen Sie Ihre Baustellenordner nach Priorität: Die wichtigsten Baustellen nach oben! So kann die Liste der Baustellen auch eine Checkliste für Sie sein. Auf jeden Fall entsteht so eine Mega-Liste.
Definition „Baustelle“
Eine Baustelle kann nach meiner Definition ein Aufgabenblock, ein Projekt, ein Themengebiet oder einfach eine Menge von Aufgaben sein, die der Erreichung eines oder mehrerer Ziele dienen. Sie bündeln also mehre Aufgaben zu einer Baustelle.
Der Begriff der Baustelle ist für mich treffender, als der Begriff Projekt oder Aufgabe, denn eine Baustelle kann alles umfassen: es kann eine kleine Baustelle sein, die mit einer Aktivität erledigt ist (Abgabe der Steuererklärung), es kann aber auch eine komplexe Baustelle sein, die aus vielen Unterbaustellen und Aktivitäten besteht.
Es gilt: Jede Aufgabe (E-Mail) gehört zu einer Baustelle. Können Sie eine Aufgabe keiner bereits bestehenden Baustelle zuordnen, dann definieren Sie eine neue Baustelle, hinterfragen Sie sie und legen Sie die Ziele der Baustelle fest.
Sie werden erstaunt sein, an wie vielen Fronten Sie kämpfen!
Sie priorisieren leicht:
Nicht: „Welche Aufgabe kann ich weglassen?“
Sondern: „Welche Baustelle kann ich weglassen?“
Warum Sie Baustellen definieren sollten
Hier ein paar Argumente, die für Baustellen sprechen.
- Ihr E-Mail-Eingangs-Ordner bleibt übersichtlich (leer)
Sobald eine E-Mail eintrifft, checken Sie kurz, worum es geht und ordnen diese E-Mail direkt der jeweiligen Baustelle zu. - Sie erkennen Themen, die zu bearbeiten sind.
Man erkennt Baustellen, wenn man eingehende E-Mails oder Briefe oder Aufgaben bearbeiten muss und sich selbst verpflichtet, diese einer passende Themen-Gruppe zuzuordnen. Baustellen entstehen aber auch, wenn ein Problem oder ein Thema identifiziert ist. Solch ein Thema kann aus der Liste der Sektoren entstehen. So entstehen im Laufe der Zeit viele Baustellen. Viele Menschen sind sehr erstaunt, wie viele unterschiedliche Themen zu bearbeiten sind. - Sie erkennen, welche Aufgaben zusammengehören.
Kommt eine E-Mail an, müssen Sie entscheiden, zu welcher Baustelle diese E-Mail gehört. So erkennen Sie zwingend, welche Themen zusammengehören. So behalten Sie die Übersicht. - Sie erkennen, an wie vielen Themen Sie arbeiten.
Sie werden staunen, wie viele Themen auf Sie zukommen. - Sie fragen sich automatisch, welchem Ziel die Aufgabe dient.
- Sie können die Baustelle klar priorisieren.
Sie priorisieren zukünftig nicht mehr auf der Aufgaben-Ebene, sondern auf der Ebene der Baustelle. Die Priorität der Baustelle schlägt die Priorität der einzelnen Aufgabe. - Sie sehen klar.
Sie werden nicht mehr von der Aufgabenflut überrollt. - Sie arbeiten sauber.
Sie können Informationen, Unterlagen, weitere Aufgaben, E-Mails … direkt zuordnen. Sie wissen sofort, wo Sie die Information ablegen müssen, was zu wem gehört. - Sie haben eine gute Baustellen-Ablage.
Wenn Sie sich angewöhnen, die Baustellen zu pflegen, haben Sie immer eine saubere Ablage – das spart auf Dauer Zeit und Ärger. Sie wissen gleich, wo Sie suchen müssen. - Sie können alle Aufgaben innerhalb der Baustelle leicht priorisieren.
- Sie haben eine Historie.
Alle Unterlagen diese Baustelle betreffend werden in einem Ordner zusammengefasst und archiviert. - Sie haben eine Delegationshilfe.
Das Ziel eines jeden Unternehmers ist die Delegation. Das gelingt Ihnen mit der Baustellen-Philosophie einfach: Das Thema wird automatisch identifiziert. Sie leiten alles weiter, Sie vermerken die Delegation in der Baustellenüberschrift und können bei jeder eingehenden E-Mail mitdenken und sauber ablegen. - Sie haben die Kraft zum Finalisieren der Baustelle.
Solange der Baustellen-Ordner noch vorhanden ist, ist diese Baustelle nicht abgeschlossen. Da Sie aber einmal pro Monat die Baustellenordner durchgehen, entgeht Ihnen nichts und Sie haben die Kraft, diese Baustelle zu finalisieren.
Baustellen dienen Zielen
Eine Baustelle dient immer einem oder mehreren Zielen. Diese Ziele sollte man für jede Baustelle kennen – und sich stets vor Augen führen, wenn man eine Aufgabe zu bewältigen hat. Das Denken in Baustellen und deren Zielen ist wichtig, weil es – lachen Sie nicht – schon vorgekommen ist, dass sich die Ziele ändern – und die Baustellen dennoch bleiben. Manchmal wird eine Baustelle sinnlos, wenn sich die Rahmenbedingungen oder Unternehmensziele ändern.
Die Beispiele für Baustellen
Hier ein paar Beispiele für diese Liste:
- Facebook-Lernen und Werbung
- Neue Webseite X47
- Lead Best-Selektion
- Lead SAP
- Lead Brandbook
- Anbau Hartmanns Au
- ICH-Mail-App neue Version
- Marketing „Warum Schreiben“
- Newsletter Monat X
- Produktidee: Kartei-Karten Ständer
- Produktidee: Bleistift-Clip
- Produktidee: 5 Jahres Kalender
- Produktidee: Schachheft
- Versandoptimierung Schweiz
- Produktion mit Laser
- Optimierung Versicherungen
Die Umsetzung
Für jede Baustelle[1] gibt es 3 Orte, die gepflegt werden können, aber nicht müssen
Outlook oder ein E-Mail-Client
Der Startpunkt einer Baustelle liegt bei mir im E-Mail-Posteingang. Die Regel ist: Keine E-Mail bleibt im Posteingang. Die E-Mail wird sogleich in den richtigen Baustellen-Ordner verschoben. Finden Sie keinen bestehenden Ordner, dann müssen Sie einen neuen Ordner definieren – eine sehr interessante und erstaunliche Tätigkeit. In dem E-Mail-Baustellenordner halten Sie alle E-Mails und deren Anhänge. Achtung: Auch die von Ihnen versendeten E-Mails gehören in den Baustellenordner.
Ordner auf dem Rechner/ Server/ Cloud
Manchmal braucht man auch zusätzlich einen Speicherplatz
außerhalb von Outlook. Für den Fall wichtiger Anhänge (Präsentationen, Skizzen, Bilder, Videos etc.) erstellen Sie einen gleichlautenden Ordner auf Ihrem Rechner. Das wäre dann der zweite Speicherort, der zu der Baustelle gehört.
Eintrag in der Monsterdatei[2]
In der Monsterdatei denken Sie über die Baustelle nach, beschreiben und strukturieren diese. Hier legen Sie eine Gliederungsüberschrift mit dem Titel der Baustelle an und können hier die Baustelle inhaltlich strukturieren – dafür bietet sich die EN.DE-Methode an.
[1] Blogeintrag: https://matthias-buettner.de/aufgaben-listen-todo-listen-fuehren-ordnen-nach-baustellen-mit-outlook
[2] Für die Übersicht über Ihre Baustellen empfehle ich die Monsterdatei (Youtube: https://youtu.be/Sz3gMubgCNI)